Рассказываем как правильно менять накопитель и в каких случаях. У каждого фискального накопителя свой срок действия: одни модели работают 13/15 месяцев, другие — 36. Когда срок накопителя заканчивается, он прекращает передавать сведения о продажах в налоговую.

Кроме этого накопитель может сломаться или у него закончится память. Рассказываем в этой статье, как правильно менять и хранить накопители, чтобы не попасть на штраф налоговой.

1. Замените или обновите договор с оператором фискальных данных заранее. Если договор с оператором заканчивается в тот же год, что и срок действия накопителя, продлите договор или замените оператора. Если договор с оператором на два-три года, ничего менять не нужно.

2. Купите новый фискальный накопитель, который подходит вашей системе налогообложения. Рекомендуем покупать накопитель, когда в личном кабинете или отчетах за смену появляется предупреждение о конце срока действия накопителя. Так у вас будет около месяца в запасе.
3. Получите новую квалифицированную подпись, если планируете подавать заявление на перерегистрацию через кабинет налогоплательщика. Квалифицированные подписи выдают удостоверяющие центры на год. Если регистрируете кассу в офисе налоговой, подпись вам не понадобится.
4. Проведите инкассацию в день замены накопителя, чтобы не потерять информацию о продажах. Во время замены накопителя полученная прибыль нигде не сохраняется и вы можете потерять эти сведения. Чтобы сохранить информацию, инкассируйте все из кассы и закройте смену.
5. Проверьте очередь чеков и закройте смену. Если хотя бы один чек не уйдет в налоговую, фискальный накопитель заменить не получится.
6. Соберите документы: заявление на перерегистрацию ККТ, отчет о закрытии архива и отчет о регистрации нового накопителя. Как получить отчеты рассказываем ниже.

Нельзя вытащить накопитель и заменить его на новый как обычную флешку. Чтобы сделать все правильно, потребуется:

Шаг 1. Закрыть архив старого накопителя
Шаг 2. Заменить старый накопитель на новый
Шаг 3. Активировать новый накопитель
Шаг 4. Подать заявление на перерегистрацию кассы в налоговую

Рассмотрим смену формата на 1.2 с признаком продажи маркированных товаров.
Пользователи онлайн-касс должны перерегистрировать кассу в Федеральной налоговой службе, если меняются данные, указанные в карточке регистрации кассы или данные для создания чека, например — формат фискальных данных.
Формат фискальных данных (ФФД) представляет собой условия, согласно которым касса формирует документ, определяет его вид и отображает необходимые реквизиты.
Ранее кассы функционировали с форматами 1.05 и 1.1, однако только новый формат 1.2 учитывает все особенности работы с маркированными товарами. Не все фискальный накопители или кассы поддерживают обновление. Проверить кассу можно в реестре ККТ от налоговой. Модулькасса работает на моделях MSPOS-K, MSPOS-Е-Ф и MSPOS-Т-Ф. Наша касса поддерживает реализацию маркированных товаров и для этого необходимо внести соответствующие данные в систему через перерегистрацию без замены фискального накопителя. Процесс перерегистрации может включать в себя несколько этапов:

1. Фискальный накопитель
В настоящее время в онлайн-кассах можно использовать фискальные накопители двух типов: ФН-1.1 М и ФН-1.2 со сроками действия 15 и 36 месяцев. В названии ФН-1.1 есть приставка «М», причина простая, так обозначили маркировку. Самое легкое – посмотреть на название ФН, который вы приобретали. Накопитель можно проверить в реестре ФНС, по названию. Сверить можно по таблице, в нее добавили актуальные фискальные накопители находящиеся в реестре.
Это нужно для того, чтобы понимать, можем ли мы перерегистрировать кассу. У фискального накопителя может сократится срок его действия при перерегистрации с присвоением признака торговли маркированных товаров.

• На такой случай у нас есть специальный механизм защиты в MSPOS Expert — если при перерегистрации, срок действия сократится до 0, то он выдаст ошибку. Лучше подстраховаться и проверить эту возможность до самой перерегистрации, опираясь на таблицу выше. Отобразили в ней информацию по сокращению срока ФН при перерегистрации кассы.
• При ОСН срок уменьшается если не выбраны услуги, даже на новых моделях.
• Про новые модели фискального накопителя лучше уточнять у производителя.

2. Шаги перерегистрации на кассе
Для перерегистрации нужна физическая касса, через личный кабинет провести перерегистрацию не получится.
Если сменили оператора фискальных данных, то сначала нужно провести перерегистрацию с заменой оператора и далее вторую перерегистрацию с переходом на ФФД 1.2.

• Проверяем обновление программного обеспечения на кассе и версию самого приложения https://modulkassa.ru/support/update_app
• Открываем приложение Модулькасса и выбираем роль администратора. В роли кассира перерегистрация недоступна на кассе. Если уже зашли под кассиром, изменить роль можно через главное меню приложения Модулькасса.
• В разделе «Меню» приложения Модулькасса выбираем раздел «Настройки», далее «ККТ» и нажимаем «Перерегистрация ККТ».
• Выбираем причину перерегистрации: «Изменение реквизитов пользователя». Включаем бегунок на ФФД 1.2 (ФН 1.2). Если были какие-то изменения, меняем информацию в полях для заполнения и устанавливаем бегунок на пункте «Продажа маркированного товара». Если все верно, нажмите «Зарегистрировать».

3. Завершение
При изменении только лишь версии формата фискальных данных подавать заявление в налоговую службу не нужно. Сохраняем данные отчета через скриншот экрана или фотографии. Если вместе со сменой формата меняются и другие реквизиты или фискальный накопитель, необходимо провести полную перерегистрацию и отправить заявление в налоговую службу, шпаргалка тут.